Mengapa beralih dari Excel ke perangkat lunak perencanaan inventaris

Oleh Alex Koshulko, Ph.D. dalam Pemodelan Matematika • Diperbarui pada 31 Oktober 2024

Masuk akal untuk setiap bisnis ritel, setiap orang yang terlibat dalam perencanaan rantai pasokan untuk membuat perubahan dan beralih ke beberapa otomatisasi proses, semakin banyak semakin baik. Semakin banyak Anda mendelegasikan ke mesin, semakin kreatif Anda tentang strategi bisnis Anda, produk Anda, kemitraan Anda, pilihan vendor dan pelanggan Anda, waktu Anda. Setiap perencana mengalami ini. Semua tenaga kerja rutin yang datang dengan permintaan dan perencanaan inventaris untuk model bisnis spesifik Anda.

Anda tidak akan pernah memprediksi semua situasi yang harus Anda pertanggungjawabkan dan metode yang harus Anda gunakan untuk memperhitungkannya. Jadi, solusi perangkat lunak khusus, kompleks, cerdas, otomatis adalah langkah logis berikutnya. Ini adalah perubahan yang harus Anda terima untuk dapat bergerak maju di dunia modern rantai pasokan.

Setiap perencana ritel menghadapi kesulitan yang sama dalam hal prediksi dan perencanaan inventaris. Di mana pun Anda harus membuat prediksi tentang sesuatu, dan / atau menyimpan sesuai, baik itu merencanakan toko bahan makanan, mesin, atau produksi, menjual kail ikan atau suku cadang otomotif, atau kursi maskapai penerbangan, Anda harus berurusan dengan spreadsheet. 

Dimasukkan ke dalam daftar poin poin rasa sakit, akan terlihat seperti ini:

Ini bisa jauh lebih baik, dan itu menciptakan kesalahan, mengambil dari penjualan atau mengikat modal.

Perkiraan permintaan yang akurat adalah sesuatu yang semakin diandalkan oleh sebagian besar perencana. Itu adalah sumber dari semua keputusan yang diambil selanjutnya. Melakukannya secara manual akan menghasilkan hasil yang hampir sama, kemungkinan kurang akurat, sementara membuat Anda menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengolah angka-angka itu, menyalin-menempel, menghapus, menulis rumus, memeriksa ulang, dan memfilter.

… Yang, dikalikan dengan pengulangan teratur dan faktor manusia acak berubah menjadi tugas yang utuh.

Terkadang Anda bahkan harus membuat platform dari awal dan logika untuk diikuti saat melakukan manajemen inventaris. Dan mematuhinya selamanya akan menghabiskan banyak waktu Anda.

Menggunakan model prakiraan yang telah dikembangkan sebelumnya, menerapkannya di sana-sini, tentu saja lolos untuk pekerjaan templat, tetapi itu masih belum dapat mengisi sebagian besar celah strategis, melakukan yang akan menghabiskan sebagian besar waktu dan usaha Anda.

Anda selalu terjebak pada tingkat detail, terjebak dalam lingkaran setan pengulangan, pemrosesan data terperinci, Anda hanya akan memiliki cukup sumber daya untuk menjadi roda penggerak di mesin Anda sendiri, yang bukan merupakan strategi bisnis jangka panjang yang baik bagi siapa pun.

Yang ini tidak memerlukan komentar, tetapi mengatakan itu membosankan berarti tidak mengatakan apa-apa.

Ini bisa saja hanya satu, tetapi kemungkinan besar itu adalah jumlah lembar data yang sangat banyak, berturut-turut, yang juga perlu disebarkan dan diperbarui di antara semua anggota tim.

… Melakukannya tanpa pendekatan sistematis pada dasarnya adalah metode zaman batu.

Secara sadar memperhitungkan setiap pencilan, promosi, atau acara khusus setiap saat. Menorehkan hal ini hingga poin sebelumnya sebagai bidang pekerjaan yang paling membosankan dan paling rentan terhadap kesalahan manusia, menjadikannya ladang kemunduran dan tugas yang memakan waktu.

Itu satu sisi dan satu alasan untuk melakukan transisi tetapi sisi sebaliknya bahkan lebih enak.

Anda tidak dapat terus membuang-buang waktu dan tetap berpikir Anda akan mengikuti permainan saat semua orang melakukan otomatisasi. Ini seperti langkah berikutnya setelah penemuan perangkat lunak pengolah kata untuk komputer pribadi, yaitu saat Anda seharusnya berhenti menggunakan kertas yang sebenarnya.

Alasannya mencakup berbagai dimensi yang berbeda, tetapi kami akan dapat memasukkan yang terbesar ke dalam artikel ini.

Sungguh luas cakupan manfaat positifnya. Pertama-tama, datanglah

1. Mengotomatiskan seluruh proses.

Harus mengingat lebih sedikit langkah adalah peningkatan besar. Proses penggandaan tren, menghitung stok pengaman, menghilangkan pencilan pada garis waktu, berdansa di sekitar waktu tunggu dan batasan pemasok, dll., Dapat ditinggalkan. Anda bisa keluar dari rutinitas yang biasa Anda lakukan dan melihat cakrawala yang lebih luas tentang tugas-tugas yang lebih baik yang bisa Anda lakukan.

2. Melakukannya dengan cara yang sepenuhnya transparan

Terlepas dari teknologi berpemilik, yang terkadang bisa dirahasiakan, seluruh proses terbuka dan jelas untuk semua orang. Itu memungkinkan Anda untuk melibatkan lebih banyak orang ke dalam perencanaan daripada sebelumnya. Anda tidak perlu ahli Excel pekerja keras dan semua orang menggunakan lembar mereka - semua orang bisa sama mahir dan pada halaman yang sama sepanjang waktu.

Miliki instrumen memenuhi niat Anda.

3. Mampu menarik data, memproses data, dan tindakan keluaran dengan mulus.

Hanya membutuhkan konfirmasi atau beberapa amandemen kecil dari pembuat keputusan untuk menjaga agar bola tetap bergulir.

4. Menghemat waktu, kesalahan manusia, dan menambah presisi alat berat untuk setiap kalkulasi

… Oleh karena itu sejauh ini melebihi hasil manusia yang mungkin.

Biarkan mesin memperhitungkan banyak faktor, melakukan sebagian besar pekerjaan kotor, dan menghemat banyak waktu dan sumber daya.

5. Memberi Anda kecerdasan tingkat berikutnya

… Membuka pintu untuk perencanaan strategis skala besar.

Yang ini berbicara untuk dirinya sendiri, pada dasarnya. Alih-alih berenang dalam barisan, harus menempelkan nilai, potongan tabel, memindahkan blok teks, membuat rumus dan makro, memeriksa ulang semua kesalahan ketik atau kesalahan jika terjadi kesalahan, bagaimana dengan meningkatkannya dan menggeser bisnis Anda strategi berdasarkan data, yang telah diproses dengan andal untuk Anda dalam hitungan detik?

6. Dapat menjelaskan situasi berpola jauh lebih baik

Ada beberapa situasi yang akan membuat manusia lebih lambat untuk diambil dan ditindaklanjuti. Dengan menggunakan pembelajaran mesin dan algoritme cerdas, perangkat lunak perencanaan permintaan dapat memiliki pemahaman yang lebih baik untuk hal-hal semacam itu.

Anda dapat membuang-buang waktu untuk memikirkan tren setiap saat, ATAU Anda dapat memiliki pola jejak mesin dan memprediksinya untuk Anda sebelumnya, berdasarkan probabilitas dan statistik.

Alat perencanaan permintaan seperti Streamline memiliki perangkat yang luas, yang telah diatur sebelumnya untuk memperhitungkan:

• Musiman
• Pencilan tren
• Promosi
• Liburan
• Waktu pimpin dan siklus pesanan
• Umur simpan produk (untuk apotek dan ritel makanan segar)
• Ketersediaan pemasok (acara seperti Tahun Baru Cina, dll.)
• Pemasok min dan lot maks
• Elastisitas harga
• Beban kontainer dan pembulatan
• Transfer inventaris antar toko
• Kembali
• Penggunaan material dalam produksi barang jadi
• Perkiraan berdasarkan SKU / Lokasi / Saluran

dll.

7. Memungkinkan Anda menghitung KPI dengan tepat, dalam skala yang lebih besar, secara otomatis.

… Tidak hanya yang biasa, hanya lebih cepat dan lebih baik, tetapi juga memberi Anda beberapa nomor yang sebelumnya tidak terpikir untuk dikumpulkan. 

Hal-hal seperti tingkat perputaran persediaan, modal yang dikeluarkan dari penggunaan saham, ROI yang Anda peroleh dari menggunakan perangkat lunak berbayar dan menerapkan strategi perencanaan yang berbeda, dll.

Menghitung KPI bukanlah sesuatu yang bisa diabaikan, karena Anda memerlukan titik acuan untuk mengukur pertumbuhan Anda. Dan itu bisa menjadi sesuatu yang sering diabaikan sepenuhnya, terkadang karena sakit di leher.

Setiap proses perencanaan permintaan dan inventaris membutuhkan fleksibilitas sementara itu juga membutuhkan ketelitian dan akuntabilitas yang luas.

Memanfaatkan individu beserta waktu dan bakatnya untuk mencapai hal seperti ini sudah tidak perlu lagi, sehingga Anda bisa mengalokasikan SDM kreatif Anda di tempat lain yang penting. Itulah mengapa Anda harus melakukan peralihan secepat mungkin. Hanya menyisakan pertanyaan tentang solusi mana yang akan diterapkan, yang bisa Anda dapatkan bantuannya, dari vendor solusi.

Alex Koshulko, Ph.D.

Co-founder di GMDH Streamline,

pakar perencanaan rantai pasokan terkemuka dengan pengalaman lebih dari sepuluh tahun dalam peramalan permintaan, perencanaan inventaris, dan pengoptimalan.

Terhubung dengan Alex di LinkedIn