Tại sao chuyển từ Excel sang phần mềm lập kế hoạch hàng tồn kho

Điều này có ý nghĩa đối với mọi doanh nghiệp bán lẻ, tất cả mọi người tham gia vào chuỗi cung ứng đều có kế hoạch thực hiện thay đổi và chuyển sang một số quy trình tự động hóa, càng nhiều càng tốt. Bạn càng ủy quyền cho máy móc, bạn càng có thể sáng tạo hơn về các chiến lược kinh doanh, sản phẩm, quan hệ đối tác, lựa chọn nhà cung cấp và khách hàng, thời gian của bạn. Mỗi nhà lập kế hoạch chạy vào điều này. Tất cả lao động thường xuyên đi kèm với nhu cầu và lập kế hoạch hàng tồn kho cho mô hình kinh doanh cụ thể của bạn.

Bạn sẽ không bao giờ dự đoán được tất cả các tình huống mà bạn phải tính đến và các phương pháp bạn sẽ phải sử dụng để giải quyết chúng. Vì vậy, các giải pháp phần mềm tùy chỉnh, phức tạp, thông minh, tự động là bước hợp lý tiếp theo. Đó là sự thay đổi bạn sẽ phải chấp nhận để có thể tiến lên trong thế giới hiện đại của chuỗi cung ứng.

Mọi nhà lập kế hoạch bán lẻ đều gặp phải những khó khăn như nhau khi nói đến dự đoán và lập kế hoạch hàng tồn kho. Bất cứ nơi nào bạn phải đưa ra dự đoán về một thứ gì đó và / hoặc tích trữ tương ứng, có thể là lập kế hoạch cho các cửa hàng tạp hóa, máy móc hoặc sản xuất, bán lưỡi câu hoặc phụ tùng ô tô hoặc ghế máy bay, bạn phải xử lý các bảng tính. 

Đặt vào một danh sách gạch đầu dòng các điểm đau, nó sẽ như thế này:

Độ chính xác bị suy giảm

Nó có thể tốt hơn rất nhiều, và nó đang tạo ra một lỗi, lấy đi doanh số bán hàng hoặc ràng buộc vốn.

Dự báo nhu cầu chính xác là điều mà hầu hết các nhà lập kế hoạch ngày càng dựa vào. Đó là nguồn gốc của tất cả các quyết định được đưa ra sau đó. Thực hiện theo cách thủ công sẽ hầu như không tạo ra các kết quả giống nhau, có thể kém chính xác hơn, đồng thời khiến bạn mất rất nhiều thời gian chỉ để xử lý các con số đó, sao chép, dán, xóa, viết công thức, kiểm tra kỹ và lọc.

Mỗi bước lập kế hoạch đều phải thực hiện theo cách thủ công.

… Mà nhân với sự lặp lại thường xuyên và yếu tố con người ngẫu nhiên biến thành một nhiệm vụ toàn bộ.

Đôi khi bạn thậm chí phải tạo ra một nền tảng từ đầu và một logic để tuân theo khi thực hiện quản lý hàng tồn kho. Và việc gắn bó với nó mãi mãi sẽ chiếm rất nhiều thời gian của bạn.

Các mô hình dự báo đơn giản và không tính đến các yếu tố trong đời thực.

Sử dụng các mô hình dự báo được phát triển trước, áp dụng chúng ở đây và ở đó, chắc chắn sẽ đạt kết quả cho công việc mẫu, nhưng những mô hình đó vẫn không thể lấp đầy hầu hết các lỗ hổng chiến lược, đây là điều sẽ chiếm phần lớn thời gian và công sức của bạn.

Bạn luôn bị mắc kẹt ở mức độ chi tiết, bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của sự lặp lại, xử lý dữ liệu chi tiết, bạn sẽ chỉ có đủ nguồn lực để trở thành chiếc răng cưa trong cỗ máy của chính mình, đó không phải là chiến lược kinh doanh dài hạn tốt cho bất kỳ ai.

Xây dựng, duy trì và chia sẻ hệ thống phân cấp bảng tính phức tạp từ đầu.

Cái này không yêu cầu bình luận, nhưng nói rằng nó tẻ nhạt là không nói gì cả.

Nó có thể chỉ là một, nhưng nhiều khả năng đó là một số lượng lớn các biểu dữ liệu, liên tiếp, cũng cần được phổ biến và cập nhật giữa tất cả các thành viên trong nhóm.

Tính toán thủ công cho mọi thứ

… Làm điều đó mà không có cách tiếp cận có hệ thống về cơ bản là các phương pháp thời kỳ đồ đá.

Kế toán một cách có ý thức mọi ngoại lệ, chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện đặc biệt mọi lúc. Đánh dấu điều này cho đến thời điểm trước như là những lĩnh vực lao động tẻ nhạt nhất và những lĩnh vực dễ mắc lỗi của con người nhất, khiến chúng trở thành bãi mìn của những thất bại và các nhiệm vụ tốn thời gian.

Đó là một mặt và một số lý do để thực hiện chuyển đổi nhưng mặt trái thậm chí còn tốt hơn.

Bạn không thể tiếp tục lãng phí thời gian đó và vẫn nghĩ rằng mình sẽ theo kịp trò chơi khi mọi người đều đang tự động hóa theo đúng nghĩa đen. Đây giống như bước tiếp theo sau khi phát minh ra phần mềm xử lý văn bản cho máy tính cá nhân, đó là lúc bạn lẽ ra nên ngừng sử dụng giấy thực tế.

Các lý do bao gồm một loạt các kích thước khác nhau, nhưng chúng tôi sẽ có thể đưa các kích thước lớn nhất vào bài viết này.

Thực sự là rất lớn là một loạt các lợi ích tích cực. Trước hết, đến

1. Tự động hóa toàn bộ quy trình.

Phải nhớ ít bước hơn là một cải tiến rất lớn. Có thể bỏ qua quá trình nhân lên các xu hướng, tính toán các kho dự trữ an toàn, loại bỏ các giá trị ngoại lệ trên dòng thời gian, nhảy xung quanh thời gian dẫn đầu và các hạn chế của nhà cung cấp, v.v., v.v. Thay vào đó, bạn có thể thoát khỏi những công việc quen thuộc và nhìn thấy một chân trời rộng lớn hơn về những nhiệm vụ tốt hơn mà bạn có thể thực hiện.

2. Làm điều đó một cách hoàn toàn minh bạch

Ngoài công nghệ độc quyền, đôi khi có thể là bí mật, toàn bộ quy trình đều công khai và rõ ràng cho tất cả mọi người. Điều đó cho phép bạn thu hút nhiều người hơn vào lập kế hoạch so với trước đây. Bạn không cần chuyên gia Excel vất vả và những người khác sử dụng trang tính của họ - mọi người đều có thể thành thạo như nhau và trên cùng một trang mọi lúc.

Có bạn dụng cụ đáp ứng ý định của bạn.

3. Có thể kéo dữ liệu, xử lý dữ liệu và hành động đầu ra một cách liền mạch.

Chỉ yêu cầu xác nhận hoặc một số sửa đổi nhỏ từ người ra quyết định để bóng tiếp tục lăn.

4. Tiết kiệm thời gian, lỗi của con người và thêm độ chính xác của máy vào mỗi phép tính

… Do đó vượt xa mọi kết quả có thể có của con người cho đến nay.

Hãy để máy tính đến nhiều yếu tố, thực hiện hầu hết các công việc bẩn thỉu và giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.

5. Cung cấp cho bạn trí thông minh cấp độ tiếp theo

… Mở ra cánh cửa cho việc lập kế hoạch chiến lược quy mô lớn hơn.

Điều này nói cho chính nó, về cơ bản. Thay vì bơi theo hàng, phải dán các giá trị, các phần của bảng, di chuyển các khối văn bản xung quanh, đưa ra các công thức và macro, hãy kiểm tra kỹ mọi thứ để tìm lỗi chính tả hoặc lỗi nếu có sự cố, còn việc mở rộng quy mô và chuyển hướng kinh doanh của bạn thì sao chiến lược dựa trên dữ liệu, được xử lý một cách đáng tin cậy cho bạn trong vài giây?

6. Có thể giải thích cho các tình huống theo khuôn mẫu tốt hơn nhiều

Có một số tình huống con người sẽ chậm hơn nhiều trong việc tiếp nhận và hành động. Sử dụng máy học và các thuật toán thông minh, phần mềm lập kế hoạch nhu cầu có thể có tầm nhìn tốt hơn nhiều đối với những thứ như vậy.

Bạn có thể lãng phí thời gian để suy nghĩ về xu hướng mỗi lần, HOẶC bạn có thể có các mẫu theo dõi máy móc và dự đoán trước cho bạn, dựa trên xác suất và thống kê.

Các công cụ lập kế hoạch nhu cầu như Streamline có một bộ công cụ mở rộng, được thiết lập sẵn để giải quyết:

• Tính thời vụ
• Xu hướng ngoại lệ
• Khuyến mại
• Ngày lễ
• Thời gian dẫn đầu và chu kỳ đặt hàng
• Thời hạn sử dụng sản phẩm (đối với nhà thuốc và bán lẻ thực phẩm tươi sống)
• Tính sẵn có của nhà cung cấp (các sự kiện như Tết Nguyên đán, v.v.)
• Số lô tối thiểu và tối đa của nhà cung cấp
• Độ co giãn của giá
• Tải trọng container và làm tròn
• Điều chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng
• Lợi nhuận
• Sử dụng vật liệu trong sản xuất thành phẩm
• Dự báo theo SKU / Vị trí / Kênh

Vân vân.

7. Cho phép bạn tính toán KPI một cách chính xác, trên quy mô lớn hơn, một cách tự động.

… Không chỉ là những con số thông thường, chỉ nhanh hơn và tốt hơn, mà còn cung cấp cho bạn một số con số mà bạn không nghĩ đến để thu thập trước đây. 

Những thứ như tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, vốn giải phóng từ việc sử dụng hàng tồn kho, ROI bạn nhận được từ việc sử dụng phần mềm trả phí và thực hiện các chiến lược lập kế hoạch khác nhau, v.v.

Tính toán KPI không phải là điều dễ bị bỏ qua, bởi vì bạn cần các điểm tham chiếu để đo lường sự phát triển của mình. Và nó có thể là một cái gì đó thường bị bỏ qua hoàn toàn, đôi khi vì nó là một cơn đau ở cổ.

Mọi quy trình lập kế hoạch nhu cầu và hàng tồn kho đều cần sự linh hoạt trong khi nó cũng đòi hỏi sự chính xác và trách nhiệm giải trình sâu rộng.

Việc khai thác một cá nhân và thời gian cũng như tài năng của họ để đạt được điều gì đó như thế này là không cần thiết nữa, vì vậy bạn có thể phân bổ nguồn nhân lực sáng tạo của mình ở những nơi quan trọng khác. Đó là lý do tại sao bạn nên thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt. Chỉ để lại câu hỏi về giải pháp nào để triển khai, mà bạn có thể nhận trợ giúp từ các nhà cung cấp giải pháp.