Защо да преминете от Excel към софтуер за планиране на инвентара

Има смисъл за всеки бизнес на дребно, всеки, който участва в планирането на веригата за доставки, да направи промяната и да премине към някаква автоматизация на процесите, колкото повече, толкова по-добре. Колкото повече делегирате на машината, толкова по-креативни бихте могли да бъдете по отношение на вашите бизнес стратегии, вашия продукт, вашето партньорство, вашия избор на доставчик и клиент, вашето време. Всеки плановик се сблъсква с това. Цялата рутинна работа, която идва с планирането на търсенето и инвентара за вашия конкретен модел на бизнес.

Никога не бихте предвидили всички ситуации, за които трябва да отчетете, и методите, които ще трябва да използвате, за да ги отчетете. Така че персонализираните, сложни, интелигентни, автоматизирани софтуерни решения са следващата логична стъпка. Това е промяната, която ще трябва да приемете, за да можете да продължите напред в съвременния свят на веригата за доставки.

Всеки плановик на дребно се справя със същата гама от проблеми, когато става въпрос за прогнози и планиране на инвентара. Където и да трябва да правите прогнози за нещо и/или да се запасите съответно, било то планиране на хранителни магазини, машини или производство, продажба на куки за риба или автомобилни части, или седалки в авиокомпаниите, трябва да се справите с електронни таблици. 

Поставен в списък с болкови точки, ще изглежда така:

Нарушена точност

Може да е много по-добре и създава грешка, отнема от продажбите или обвързва капитал.

Точното прогнозиране на търсенето е нещо, на което повечето специалисти по планиране разчитат все повече. Това е източникът на всички последващи решения. Правейки го ръчно, ще доведе до почти същите резултати, вероятно по-малко точни, като същевременно ще ви накара да прекарате много време само в хрускане на тези числа, копиране и поставяне, изтриване, писане на формули, двойна проверка и филтриране.

Всяка стъпка от планирането отнема ръчно достигане.

…което, умножено по редовно повторение и произволния човешки фактор, се превръща в цяла задача.

Понякога дори трябва да създадете платформа от нулата и логика, която да следвате, когато правите управление на инвентара. И придържането към него завинаги в крайна сметка отнема много време.

Прости модели за прогнозиране и неотчитане на фактори от реалния живот.

Използването на предварително разработените модели за прогнозиране, прилагането им тук-там, със сигурност минава за работа с шаблони, но те все още не са в състояние да запълнят повечето стратегически пропуски, правенето на което ще отнеме по-голямата част от времето и усилията ви.

Винаги сте заклещени на ниво детайли, хванати в капан в омагьосания кръг на повторение, детайлна обработка на данни, ще имате достатъчно ресурси само да бъдете зъбното колело в собствената си машина, което не е добра дългосрочна бизнес стратегия за никого.

Изграждане, поддържане и споделяне на сложна йерархия на електронни таблици от нулата.

Този не изисква коментар, но да кажеш, че е досаден, означава да не казваш нищо.

Може да е само един, но по-вероятно е огромен брой листове с данни, в последователност, които също трябва да бъдат разпространени и актуализирани сред всички членове на екипа.

Ръчно отчитане на всичко

... да го правиш без систематичен подход е основно методи от каменната ера.

Съзнателно отчитане на всяка извънредна ситуация, промоция или специално събитие всеки път. Приписвайки това до предишната точка като области на най-досадния труд и такива, които са най-податливи на човешка грешка, което ги превръща в минно поле от неуспехи и отнемащи време задачи.

Това е едната страна и една редица причини да направите прехода, но обратната страна е още по-вкусна.

Не можете да губите цялото това време и все пак да мислите, че ще бъдете в крак с играта, когато буквално всички се автоматизират. Това е като следващата стъпка след изобретяването на софтуера за текстообработка за персонални компютри, когато е трябвало да спрете да използвате действителната хартия.

Причините включват редица различни измерения, но ние ще можем да вплетем най-големите в тази статия.

Обхватът от положителни ползи е наистина огромен. Преди всичко идва

1. Автоматизиране на целия процес.

Запомнянето на по-малко стъпки е огромно подобрение. Процесът на умножаване на тенденциите, изчисляване на безопасни запаси, премахване на отклонения от времевата линия, танцуване около времената за изпълнение и ограниченията на доставчиците и т.н., може да бъде изоставен. Можете да излезете от рутината, с която толкова сте свикнали, и да видите по-широк хоризонт от по-добри задачи, които бихте могли да изпълнявате вместо това.

2. Правейки го по напълно прозрачен начин

Освен патентованата технология, която понякога може да бъде тайна, целият процес е открит и ясен за всички. Това ви позволява да включите много повече хора в планирането, отколкото преди. Нямате нужда от упорития експерт Excel и всички останали, които използват своя лист – всеки може да бъде еднакво опитен и на една и съща страница през цялото време.

Вземете си инструменти отговори на вашите намерения.

3. Възможност за безпроблемно изтегляне на данни, обработка на данни и извеждане на действия.

Изискване само потвърждение или някои незначителни изменения от страна на вземащия решение, за да се поддържа топката.

4. Спестява време, човешка грешка и добавя машинна прецизност към всяко изчисление

… следователно надминава всички възможни човешки резултати далеч.

Оставете машината да вземе предвид голям брой фактори, да свърши по-голямата част от мръсната работа и да ви спести огромно време и ресурси.

5. Осигурява ви интелигентност от следващо ниво

…отваряне на вратите към по-мащабно стратегическо планиране.

Този говори сам за себе си, по принцип. Вместо да плувате в редове, да се налага да поставяте стойности, части от таблици, да местите блокове от текст, да измисляте формули и макроси, да проверявате отново всичко за печатни грешки или грешки, ако нещо се обърка, какво ще кажете за увеличаване на мащаба и изместване на вашия бизнес стратегии, базирани на данни, които са надеждно обработени за вас за секунди?

6. Може много по-добре да отчете шаблонните ситуации

Има някои ситуации, в които хората биха били много по-бавни за възприемане и действие. Използвайки машинно обучение и интелигентни алгоритми, софтуерът за планиране на търсенето може да има много по-добро око за такива неща.

Бихте могли да губите времето си да обмисляте тенденциите всеки път, ИЛИ бихте могли да разполагате с моделите за проследяване на машината и да ги прогнозирате предварително, въз основа на вероятност и статистика.

Инструменти за планиране на търсенето като Streamline разполагат с обширен набор от инструменти, предварително настроен да отчита:

• Сезонност
• Отклонения на тенденцията
• Промоции
• Почивни дни
• Време за изпълнение и цикъл на поръчка
• Срок на годност на продукта (за аптеки и търговия на дребно с пресни храни)
• Наличност на доставчика (събития като китайската Нова година и др.)
• Доставчик мин. и макс. партиди
• Ценова еластичност
• Натоварване и закръгляване на контейнера
• Прехвърляне на инвентар между магазините
• Се завръща
• Използване на материали в производството на готови артикули
• Прогноза по SKU/Местоположение/Канал

и т.н.

7. Позволява ви да изчислявате KPI точно, в по-голям мащаб, автоматично.

…не само обичайните, само по-бързи и по-добри, но също така ви дават някои числа, които не сте мислили да събирате преди. 

Неща като процент на оборот на запасите, освободен капитал от използването на запаси, възвръщаемост на инвестициите, която получавате от използването на платен софтуер и прилагането на различни стратегии за планиране и т.н.

Изчисляването на KPI не е нещо, което трябва да се пренебрегва, защото имате нужда от референтни точки, за да измерите растежа си. И може да е нещо, което често се пренебрегва изцяло, понякога защото е болка във врата.

Всеки процес на планиране на търсенето и инвентара се нуждае от гъвкавост, като същевременно изисква прецизност и широка отчетност.

Експлоатацията на индивид и неговото време и таланти за постигане на нещо подобно вече не е необходимо, така че можете да разпределите творческите си човешки ресурси на друго важно място. Ето защо трябва да направите превключването възможно най-скоро. Оставяме само въпроса кое решение да приложите, за което можете да получите помощ от доставчиците на решения.