Per què canviar de l'Excel al programari de planificació d'inventaris

Per Alex Koshulko, Ph.D. en Modelització Matemàtica • Actualitzat el gener 10, 2025

Té sentit per a totes les empreses minoristes, tots els implicats en la planificació de la cadena de subministrament fer el canvi i passar a una certa automatització de processos, com més, millor. Com més delegueu a la màquina, més creatiu podríeu ser sobre les vostres estratègies empresarials, el vostre producte, la vostra associació, la vostra elecció de venedor i client, el vostre temps. Cada planificador es troba amb això. Tota la mà d'obra habitual que comporta la planificació de la demanda i l'inventari per al vostre model de negoci específic.

Mai prediríeu totes les situacions que heu de tenir en compte i els mètodes que haureu d'utilitzar per explicar-les. Per tant, les solucions de programari personalitzades, complexes, intel·ligents i automatitzades són el següent pas lògic. És el canvi que hauràs d'acceptar per poder avançar en el món modern de la cadena de subministrament.

Tots els planificadors minoristes s'enfronten al mateix rang de problemes quan es tracta de prediccions i planificació d'inventaris. Sempre que hàgiu de fer prediccions sobre alguna cosa i/o emmagatzemar-vos en conseqüència, ja sigui planificació de botigues de queviures, maquinària o producció, venda d'anxos o peces d'automòbils o seients d'avió, heu de tractar amb fulls de càlcul. 

Posa en una llista de punts de dolor, semblaria així:

Podria ser molt millor, i està creant un error, eliminant les vendes o lligant capital.

La previsió precisa de la demanda és una cosa en què la majoria dels planificadors confien cada cop més. És la font de totes les decisions posteriors preses. Fer-ho manualment gairebé no produirà els mateixos resultats, probablement menys precisos, alhora que us farà passar molt de temps només fent clic a aquests números, copiant-enganxant, suprimint, escrivint fórmules, comprovant i filtrant.

…que, multiplicat per la repetició regular i el factor humà aleatori, es converteix en tota una tasca.

De vegades fins i tot has de crear una plataforma des de zero i una lògica a seguir a l'hora de gestionar l'inventari. I mantenir-s'hi per sempre acaba prenent molt del teu temps.

L'ús dels models de previsió desenvolupats prèviament, aplicant-los aquí i allà, sens dubte passa per treballar amb plantilles, però encara no són capaços d'omplir la majoria de buits estratègics, i això és el que necessitarà la major part del vostre temps i esforç.

Sempre estàs atrapat en un nivell de detalls, atrapat en el cercle viciós de la repetició, el processament de dades detallat, només tindreu prou recursos per ser l'engranatge de la vostra pròpia màquina, cosa que no és una bona estratègia comercial a llarg termini per a ningú.

Aquest no requereix cap comentari, però dir que és tediós és no dir res.

Podria ser només un, però el més probable és que sigui un nombre aclaparador de fulls de dades, en una successió, que també s'han de difondre i actualitzar entre tots els membres de l'equip.

… fer-ho sense un enfocament sistemàtic és bàsicament mètodes de l'edat de pedra.

Tenir en compte conscientment cada valor atípic, promoció o esdeveniment especial cada vegada. Considerant-ho al punt anterior com les àrees de treball més tediós i les més susceptibles a l'error humà, convertint-les en un camp minat de contratemps i tasques que requereixen temps.

Aquest és un costat i un nombre de raons per fer la transició, però l'altra cara és encara més saborosa.

No pots seguir perdent tot aquest temps i encara creus que seguiràs el ritme del joc quan literalment tothom està automatitzant. Aquest és com el següent pas després de la invenció del programari de processament de textos per a ordinadors personals, que és quan hauríeu d'haver deixat d'utilitzar paper real.

Els motius inclouen una sèrie de dimensions diferents, però podrem teixir les més grans en aquest article.

Veritablement ampli és el ventall de beneficis positius. Primer de tot, ve

1. Automatització de tot el procés.

Haver de recordar menys passos és una gran millora. Es pot abandonar el procés de multiplicar les tendències, calcular les existències de seguretat, eliminar els valors atípics de la línia de temps, ballar al voltant dels terminis de lliurament i les restriccions dels proveïdors, etc. Podríeu sortir de la rutina a la qual esteu tan acostumats i veure un horitzó més ampli de tasques millors que podríeu estar fent.

2. Fent-ho d'una manera totalment transparent

A part de la tecnologia patentada, que de vegades pot ser un secret, tot el procés és obert i clar per a tothom. Això us permet implicar molta més gent en la planificació que abans. No necessiteu el treballador expert en Excel i tots els altres que facin servir el seu full; tothom podria ser igual de competent i estar en la mateixa pàgina tot el temps.

Tingues el teu instruments complir les teves intencions.

3. Capaç d'extraure dades, processar dades i accions de sortida sense problemes.

Requerir només la confirmació o algunes esmenes menors per part de la persona que pren la decisió per mantenir la pilota rodant.

4. Estalvia temps, error humà i afegeix precisió de la màquina a cada càlcul

...per tant, superant amb diferència qualsevol possible resultat humà.

Deixeu que la màquina tingui en compte un gran nombre de factors, faci la major part del treball brut i us estalviï molt temps i recursos.

5. Us proporciona intel·ligència de nivell superior

…obrint les portes a una planificació estratègica a més gran escala.

Aquest parla per si mateix, bàsicament. En lloc de nedar en files, haver d'enganxar valors, trossos de taules, moure blocs de text, crear fórmules i macros, comprovar-ho tot per si hi ha errors ortogràfics o errors si alguna cosa va malament, què passa amb augmentar-lo i canviar el vostre negoci. estratègies basades en dades, que s'han processat de manera fiable en qüestió de segons?

6. Pot explicar molt millor situacions amb patrons

Hi ha algunes situacions en què els humans serien molt més lents per recollir i actuar. Utilitzant aprenentatge automàtic i algorismes intel·ligents, el programari de planificació de la demanda pot tenir un ull molt millor per a aquestes coses.

Podríeu perdre el temps fent pluja d'idees sobre tendències cada vegada, O podríeu tenir els patrons de traça de la màquina i predir-los per endavant, basant-vos en la probabilitat i les estadístiques.

Eines de planificació de la demanda com Streamline tenen un ampli conjunt d'eines, preestablerts per tenir en compte:

• Estacionalitat
• Valors atípics de tendència
• Promocions
• Vacances
• Temps de lliurament i cicle de comandes
• Vida útil del producte (per a farmàcies i venda al detall d'aliments frescos)
• Disponibilitat del proveïdor (esdeveniments com l'Any Nou xinès, etc.)
• Lots mínim i màxim del proveïdor
• Elasticitat preu
• Càrrega i arrodoniment de contenidors
• Transferències d'inventari entre botigues
• Devolucions
• Ús de material en la producció d'articles acabats
• Previsió per SKU/Ubicació/Canal

etc.

7. Us permet calcular KPI amb precisió, a una escala més gran, automàticament.

…no només els habituals, només més ràpids i millors, sinó que també et donen alguns números que abans no pensaves recollir. 

Coses com la taxa de rotació d'inventaris, el capital alliberat de l'ús de les accions, el ROI que obteniu mitjançant l'ús de programari de pagament i la implementació de diferents estratègies de planificació, etc.

El càlcul dels KPI no és una cosa que cal passar per alt, perquè necessiteu punts de referència per mesurar el vostre creixement. I pot ser una cosa que sovint es passa per alt per complet, de vegades perquè és un dolor al coll.

Cada procés de planificació de demanda i d'inventari necessita flexibilitat, alhora que també requereix precisió i una àmplia responsabilitat.

L'explotació d'una persona i el seu temps i talents per aconseguir una cosa com aquesta ja no és necessari, de manera que podeu destinar els vostres recursos humans creatius a un altre lloc important. És per això que hauríeu de fer el canvi tan aviat com sigui possible. Deixant només la qüestió de quina solució implementar, per a la qual podeu obtenir ajuda, dels proveïdors de solucions.

Alex Koshulko, Ph.D.

Cofundador de GMDH Streamline,

expert líder en planificació de la cadena de subministrament amb més de deu anys d'experiència en previsió de la demanda, planificació d'inventaris i optimització.

Connecta amb Alex activat LinkedIn