Kwa nini ubadilishe kutoka Excel hadi programu ya kupanga hesabu

Na Alex Koshulko, Ph.D. katika Uundaji wa Hisabati • Imesasishwa Januari 10, 2025

Inaleta maana kwa kila biashara ya rejareja, kila mtu anayehusika katika upangaji wa mnyororo wa usambazaji kufanya mabadiliko na kubadili uwekaji wa mchakato otomatiki, ndivyo inavyokuwa bora zaidi. Kadiri unavyokabidhi majukumu kwa mashine, ndivyo unavyoweza kuwa mbunifu zaidi kuhusu mikakati ya biashara yako, bidhaa yako, ushirikiano wako, chaguo lako la muuzaji na mteja, wakati wako. Kila mpangaji anaendesha hii. Kazi yote ya kawaida inayokuja na mahitaji na upangaji wa hesabu kwa mtindo wako mahususi wa biashara.

Huwezi kamwe kutabiri hali zote unazopaswa kuwajibika nazo na mbinu utakazotumia kuzijibu. Kwa hivyo, ufumbuzi wa programu maalum, ngumu, smart, otomatiki ni hatua inayofuata ya kimantiki. Ni mabadiliko ambayo itabidi ukubali ili kuweza kusonga mbele katika ulimwengu wa kisasa wa ugavi.

Kila mpangaji wa rejareja hushughulika na aina sawa za maumivu linapokuja suala la utabiri na upangaji wa hesabu. Popote inabidi utabiri kuhusu kitu, na/au uhifadhi ipasavyo, iwe ni kupanga kwa maduka ya mboga, mashine, au uzalishaji, kuuza ndoano za samaki au sehemu za magari, au viti vya ndege, ni lazima ushughulikie lahajedwali. 

Weka kwenye orodha ya risasi ya alama za maumivu, ingeonekana kama hii:

Inaweza kuwa bora zaidi, na inaleta hitilafu, kuondoa mauzo au kuunganisha mtaji.

Utabiri sahihi wa mahitaji ni jambo ambalo wapangaji wengi hutegemea zaidi. Ndio chanzo cha maamuzi yote yaliyofuata. Kuifanya mwenyewe haitaleta matokeo sawa, ambayo labda sio sahihi, huku ikikufanya utumie muda mwingi kubana nambari hizo, kubandika, kufuta, kuandika fomula, kuangalia mara mbili na kuchuja.

…ambayo, ikizidishwa na marudio ya mara kwa mara na sababu ya nasibu ya binadamu hugeuka kuwa kazi nzima.

Wakati mwingine hata unapaswa kuunda jukwaa kutoka mwanzo na mantiki ya kufuata wakati wa kufanya usimamizi wa hesabu. Na kushikamana nayo milele huishia kuchukua muda wako mwingi.

Kutumia mifano ya utabiri iliyotengenezwa hapo awali, kuitumia hapa na pale, hakika hupita kwa kazi ya template, lakini hizo bado haziwezi kujaza mapengo mengi ya kimkakati, kufanya ambayo ndiyo itachukua muda wako mwingi na jitihada.

Umekwama kila wakati katika kiwango cha maelezo, umenaswa katika mduara mbaya wa kurudia, usindikaji wa kina wa data, utakuwa na rasilimali za kutosha tu kuwa cog kwenye mashine yako mwenyewe, ambayo sio mkakati mzuri wa biashara wa muda mrefu kwa mtu yeyote.

Huyu hahitaji maelezo, lakini kusema inachosha ni kutosema lolote.

Inaweza kuwa moja tu, lakini kuna uwezekano mkubwa zaidi kuwa ni idadi kubwa ya hifadhidata, kwa mfululizo, ambayo inahitaji pia kuenea na kusasishwa kati ya washiriki wote wa timu.

… kuifanya bila mbinu ya utaratibu kimsingi ni mbinu za umri wa mawe.

Uhasibu kwa uangalifu kwa kila muuzaji nje, ukuzaji au hafla maalum kila wakati. Kukabiliana na hili hadi kufikia hatua iliyotangulia kama maeneo ya kazi ya kuchosha zaidi na ambayo huathiriwa zaidi na makosa ya kibinadamu, na kuyafanya kuwa uwanja wa migodi ya vikwazo na kazi zinazotumia muda.

Huo ni upande mmoja na idadi moja ya sababu za kufanya mabadiliko lakini upande wa pili ni tastier zaidi.

Huwezi kuendelea kupoteza muda huo wote na bado unafikiri kuwa utaendelea na mchezo wakati kila mtu anajiendesha kiotomatiki. Hii ni kama hatua inayofuata baada ya uvumbuzi wa programu ya kuchakata maneno kwa kompyuta za kibinafsi, wakati ambapo unapaswa kuacha kutumia karatasi halisi.

Sababu ni pamoja na anuwai ya vipimo tofauti, lakini tutaweza kuunganisha kubwa zaidi kwenye nakala hii.

Kwa kweli kubwa ni anuwai ya faida chanya. Kwanza kabisa, inakuja

1. Kuendesha mchakato mzima kiotomatiki.

Kukumbuka hatua chache ni uboreshaji mkubwa. Mchakato wa kuzidisha mwelekeo, kuhesabu hifadhi ya usalama, kuondoa wauzaji kwenye rekodi ya matukio, kucheza karibu na nyakati za kuongoza na vikwazo vya wasambazaji, nk, inaweza kuachwa. Unaweza kutoka kwenye utaratibu uliouzoea na kuona upeo mpana wa kazi bora unazoweza kuwa unafanya badala yake.

2. Kufanya hivyo kwa njia ya uwazi kabisa

Mbali na teknolojia ya umiliki, ambayo wakati mwingine inaweza kuwa siri, mchakato mzima uko wazi na wazi kwa kila mtu. Hiyo hukuruhusu kuhusisha watu wengi zaidi katika kupanga kuliko hapo awali. Huhitaji mtaalam wa Excel anayefanya kazi kwa bidii na kila mtu mwingine anayetumia laha zao - kila mtu anaweza kuwa na ujuzi sawa na kwenye ukurasa sawa wakati wote.

Kuwa na yako vyombo kukidhi nia yako.

3. Inaweza kuvuta data bila mshono, kuchakata data na vitendo vya kutoa.

Inahitaji tu uthibitisho au marekebisho madogo kutoka kwa mtoa maamuzi ili kudumisha mpira.

4. Huokoa muda, makosa ya kibinadamu na huongeza usahihi wa mashine kwa kila hesabu

…kwa hivyo kushinda matokeo yoyote yanayowezekana ya kibinadamu kwa mbali.

Wacha mashine izingatie idadi kubwa ya mambo, fanya kazi chafu nyingi na uokoe wakati na rasilimali nyingi.

5. Hukupa akili ya kiwango kinachofuata

…kufungua milango kwa mipango mikubwa ya kimkakati.

Huyu anajisemea mwenyewe, kimsingi. Badala ya kuogelea kwa safu, kulazimika kubandika maadili, vipande vya meza, kusogeza maandishi karibu, kuja na fomula na makro, angalia kila kitu mara mbili ikiwa kuna makosa au makosa, vipi kuhusu kuiongeza na kubadilisha biashara yako. mikakati kulingana na data, ambayo imechakatwa kwa uaminifu kwa ajili yako kwa sekunde?

6. Inaweza kuhesabu hali zilizopangwa vizuri zaidi

Kuna baadhi ya hali ambazo wanadamu wangekuwa wepesi kuzichukua na kuzifanyia kazi. Kwa kutumia kujifunza kwa mashine na algoriti mahiri, programu ya kupanga mahitaji inaweza kuwa na jicho bora zaidi la vitu kama hivyo.

Unaweza kupoteza muda wako wa kuchangia mawazo kila wakati, AU unaweza kuwa na mifumo ya kufuatilia mashine na ikubashirie mapema, kulingana na uwezekano na takwimu.

Omba zana za kupanga kama vile Kuboresha kuwa na zana pana, iliyowekwa tayari kuhesabu:

• Msimu
• Wauzaji wa mitindo
• Matangazo
• Likizo
• Muda wa kuongoza na mzunguko wa utaratibu
• Maisha ya rafu ya bidhaa (kwa maduka ya dawa na rejareja ya chakula)
• Upatikanaji wa mtoa huduma (matukio kama vile Mwaka Mpya wa Kichina, nk.)
• Mtoa huduma mdogo na kura nyingi zaidi
• Bei elasticity
• Upakiaji wa chombo na kuzungusha
• Uhamisho wa hesabu kati ya maduka
• Inarudi
• Matumizi ya nyenzo katika utengenezaji wa bidhaa iliyomalizika
• Utabiri wa SKU/Mahali/Chaneli

nk.

7. Inakuruhusu kukokotoa KPI kwa usahihi, kwa kiwango kikubwa, kiotomatiki.

…sio tu zile za kawaida, haraka na bora zaidi, lakini pia kukupa nambari ambazo hukufikiria kukusanya hapo awali. 

Vitu kama kiwango cha mauzo ya hesabu, mtaji uliotolewa kutokana na kutumia hisa, ROI unayopata kwa kutumia programu zinazolipishwa na kutekeleza mikakati tofauti ya kupanga n.k.

Kuhesabu KPI si jambo la kupuuzwa, kwa sababu unahitaji pointi za marejeleo ili kupima ukuaji wako. Na inaweza kuwa kitu ambacho mara nyingi hupuuzwa kabisa, wakati mwingine kwa sababu ni maumivu kwenye shingo.

Kila mchakato wa mahitaji na upangaji wa hesabu unahitaji kubadilika huku pia unahitaji usahihi na uwajibikaji wa kina.

Kunyonya mtu binafsi na wakati wake na talanta kufikia kitu kama hiki sio lazima tena, kwa hivyo unaweza kutenga rasilimali yako ya ubunifu mahali pengine muhimu. Ndio sababu unapaswa kufanya swichi haraka iwezekanavyo. Kuacha tu swali la suluhisho la kutekeleza, ambalo unaweza kupata msaada, kutoka kwa wauzaji wa ufumbuzi.

Alex Koshulko, Ph.D.

Mwanzilishi mwenza katika GMDH Streamline,

mtaalam anayeongoza wa kupanga mnyororo wa ugavi na uzoefu wa zaidi ya miaka kumi katika utabiri wa mahitaji, upangaji wa hesabu na uboreshaji.

Ungana na Alex LinkedIn