Excel سے انوینٹری پلاننگ سافٹ ویئر میں کیوں سوئچ کریں۔

کی طرف سے ریاضیاتی ماڈلنگ میں Alex Koshulko, Ph.D. • کو اپ ڈیٹ کیا گیا۔ 10 جنوری 2025

یہ ہر خوردہ کاروبار کے لیے معنی خیز ہے، ہر ایک جو سپلائی چین کی منصوبہ بندی میں شامل ہے تبدیلی کرنے اور کچھ پروسیس آٹومیشن کی طرف جانے کے لیے، اتنا ہی بہتر۔ آپ مشین کو جتنا زیادہ تفویض کریں گے، آپ اپنی کاروباری حکمت عملیوں، اپنی مصنوعات، اپنی شراکت داری، وینڈر اور گاہک کی اپنی پسند، اپنے وقت کے بارے میں اتنے ہی زیادہ تخلیقی ہوسکتے ہیں۔ ہر منصوبہ ساز اس میں دوڑتا ہے۔ تمام معمول کی مشقت جو آپ کے کاروبار کے مخصوص ماڈل کی طلب اور انوینٹری کی منصوبہ بندی کے ساتھ آتی ہے۔

آپ کبھی بھی ان تمام حالات کی پیشین گوئی نہیں کریں گے جن کا آپ کو حساب دینا ہے اور ان طریقوں کا حساب کتاب کرنے کے لیے آپ کو کون سے طریقے استعمال کرنے ہوں گے۔ لہذا، حسب ضرورت، پیچیدہ، سمارٹ، خودکار سافٹ ویئر حل اگلا منطقی مرحلہ ہے۔ یہ وہ تبدیلی ہے جسے آپ کو سپلائی چین کی جدید دنیا میں آگے بڑھنے کے قابل ہونے کے لیے قبول کرنا پڑے گا۔

جب پیشین گوئیوں اور انوینٹری کی منصوبہ بندی کی بات آتی ہے تو ہر خوردہ منصوبہ ساز درد کی ایک ہی حد سے نمٹتا ہے۔ جہاں کہیں بھی آپ کو کسی چیز کے بارے میں پیشین گوئیاں کرنا ہوں، اور/یا اس کے مطابق ذخیرہ کرنا ہو، چاہے وہ گروسری اسٹورز، مشینری، یا پروڈکشن، فش ہکس یا آٹوموٹو پارٹس بیچنے، یا ایئر لائن سیٹوں کے لیے منصوبہ بندی کرنا ہو، آپ کو اسپریڈ شیٹس سے نمٹنا ہوگا۔ 

درد کے پوائنٹس کی گولیوں کی فہرست میں ڈالیں، یہ اس طرح نظر آئے گا:

یہ بہت بہتر ہو سکتا ہے، اور یہ ایک خرابی پیدا کر رہا ہے، فروخت سے چھین لینا یا سرمایہ باندھنا۔

طلب کی درست پیشن گوئی ایک ایسی چیز ہے جس پر زیادہ تر منصوبہ ساز تیزی سے انحصار کرتے ہیں۔ یہ بعد کے تمام فیصلوں کا ذریعہ ہے۔ اسے دستی طور پر کرنے سے بمشکل وہی نتائج برآمد ہوں گے، جو ممکنہ طور پر کم درست ہوں گے، جب کہ آپ کو صرف ان نمبروں کو کچلنے، کاپی پیسٹ کرنے، حذف کرنے، فارمولوں کو لکھنے، ڈبل چیکنگ اور فلٹر کرنے میں بہت زیادہ وقت صرف کرنا پڑے گا۔

…جسے، باقاعدہ تکرار سے ضرب اور بے ترتیب انسانی عنصر پورے کام میں بدل جاتا ہے۔

بعض اوقات آپ کو شروع سے ایک پلیٹ فارم بنانا پڑتا ہے اور انوینٹری کا انتظام کرتے وقت اس کی پیروی کرنے کے لیے ایک منطق بھی بنانا پڑتا ہے۔ اور ہمیشہ کے لیے اس پر قائم رہنے سے آپ کا بہت زیادہ وقت لگتا ہے۔

پہلے سے تیار کردہ پیشن گوئی کے ماڈلز کا استعمال کرتے ہوئے، انہیں یہاں اور وہاں لاگو کرنا، یقینی طور پر ٹیمپلیٹ کے کام کے لیے گزر جاتا ہے، لیکن وہ اب بھی زیادہ تر اسٹریٹجک خلاء کو پر کرنے کے قابل نہیں ہیں، ایسا کرنے میں آپ کا زیادہ تر وقت اور محنت لگے گی۔

آپ ہمیشہ تفصیلات کی سطح پر پھنس جاتے ہیں، تکرار کے شیطانی دائرے میں پھنسے رہتے ہیں، تفصیلی ڈیٹا پروسیسنگ، آپ کے پاس صرف اپنی مشین میں کوگ بننے کے لیے کافی وسائل ہوں گے، جو کسی کے لیے اچھی طویل مدتی کاروباری حکمت عملی نہیں ہے۔

اس کے لیے کسی تبصرہ کی ضرورت نہیں ہے، لیکن یہ کہنا کہ یہ تکلیف دہ ہے کچھ بھی نہیں کہنا ہے۔

یہ صرف ایک ہو سکتا ہے، لیکن زیادہ امکان ہے کہ یہ ڈیٹا شیٹس کی ایک بڑی تعداد ہے، یکے بعد دیگرے، جسے ٹیم کے تمام اراکین میں پھیلانے اور اپ ڈیٹ کرنے کی بھی ضرورت ہے۔

اسے منظم انداز کے بغیر کرنا بنیادی طور پر پتھر کے زمانے کا طریقہ ہے۔

شعوری طور پر ہر وقت ہر آؤٹ لیر، پروموشن یا خاص ایونٹ کا محاسبہ کرنا۔ سب سے زیادہ تکلیف دہ مشقت اور انسانی غلطی کا سب سے زیادہ شکار ہونے والے علاقوں کے طور پر اسے پچھلے نقطہ تک لے جانا، انہیں ناکامیوں اور وقت طلب کاموں کا ایک مائن فیلڈ بنا دیتا ہے۔

یہ ایک طرف ہے اور منتقلی کی ایک بڑی وجہ ہے لیکن دوسری طرف اس سے بھی مزیدار ہے۔

آپ اس وقت کا سارا وقت ضائع نہیں کر سکتے اور پھر بھی سوچتے ہیں کہ جب لفظی طور پر ہر کوئی خودکار ہو رہا ہو تو آپ گیم کو جاری رکھیں گے۔ یہ پرسنل کمپیوٹرز کے لیے ورڈ پروسیسنگ سافٹ ویئر کی ایجاد کے بعد اگلے مرحلے کی طرح ہے، جب آپ کو اصل کاغذ کا استعمال بند کر دینا چاہیے تھا۔

وجوہات میں مختلف جہتوں کی ایک رینج شامل ہے، لیکن ہم اس مضمون میں سب سے بڑے کو بُننے کے قابل ہو جائیں گے۔

واقعی وسیع مثبت فوائد کی حد ہے۔ سب سے پہلے، آتا ہے

1. پورے عمل کو خودکار کرنا۔

کم قدم یاد رکھنا ایک بہت بڑی بہتری ہے۔ رجحانات کو ضرب دینے، حفاظتی اسٹاک کا حساب لگانے، ٹائم لائن پر آؤٹ لیرز کو ہٹانے، لیڈ ٹائم کے ارد گرد رقص کرنے اور سپلائر کی پابندیوں وغیرہ کو ترک کیا جا سکتا ہے۔ آپ اس معمول سے باہر نکل سکتے ہیں جس کے آپ بہت عادی ہیں اور بہتر کاموں کا ایک وسیع افق دیکھ سکتے ہیں جو آپ انجام دے سکتے ہیں۔

2. مکمل طور پر شفاف طریقے سے کرنا

ملکیتی ٹکنالوجی کے علاوہ، جو کبھی کبھی خفیہ بھی ہو سکتی ہے، یہ سارا عمل ہر ایک کے لیے کھلا اور واضح ہے۔ یہ آپ کو پہلے کی نسبت بہت زیادہ لوگوں کو منصوبہ بندی میں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ کو سخت محنت کرنے والے Excel ماہر کی ضرورت نہیں ہے اور ہر کوئی اپنی شیٹ استعمال کرتا ہے – ہر کوئی یکساں طور پر ماہر اور ہر وقت ایک ہی صفحہ پر ہوسکتا ہے۔

اپنے پاس آلات اپنے ارادوں کو پورا کریں.

3. بغیر کسی رکاوٹ کے ڈیٹا کھینچنے، ڈیٹا پر کارروائی کرنے اور آؤٹ پٹ ایکشنز کرنے کے قابل۔

گیند کو چلتا رکھنے کے لیے فیصلہ ساز سے صرف تصدیق یا کچھ معمولی ترامیم کی ضرورت ہوتی ہے۔

4. وقت، انسانی غلطی کی بچت کرتا ہے اور ہر حساب میں مشین کی درستگی کا اضافہ کرتا ہے۔

…لہٰذا اب تک کسی بھی ممکنہ انسانی نتائج کا مقابلہ کرنا۔

مشین کو بہت سارے عوامل کو مدنظر رکھنے دیں، زیادہ تر گندے کام کریں اور آپ کا زبردست وقت اور وسائل بچائیں۔

5. آپ کو اگلے درجے کی ذہانت فراہم کرتا ہے۔

…بڑے پیمانے پر اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے دروازے کھولنا۔

یہ بنیادی طور پر اپنے لیے بولتا ہے۔ قطاروں میں تیرنے کے بجائے، اقدار، ٹیبلز کے ٹکڑے چسپاں کرنے، متن کے بلاکس کو ادھر ادھر منتقل کرنے، فارمولے اور میکروز کے ساتھ سامنے آنے کے بجائے، اگر کچھ غلط ہو جاتا ہے تو ٹائپنگ یا غلطیوں کے لیے ہر چیز کو دو بار چیک کریں، اس کو بڑھانے اور اپنے کاروبار کو منتقل کرنے کے بارے میں کیا خیال ہے؟ اعداد و شمار پر مبنی حکمت عملی، جو آپ کے لیے سیکنڈوں میں قابل اعتماد طریقے سے پروسیس کی گئی ہے؟

6. پیٹرن والے حالات کا حساب بہت بہتر ہو سکتا ہے۔

کچھ حالات ایسے ہوتے ہیں جن کو اٹھانے اور ان پر عمل کرنے میں انسان بہت سست ہوتے ہیں۔ مشین لرننگ اور سمارٹ الگورتھم کا استعمال کرتے ہوئے، ڈیمانڈ پلاننگ سافٹ ویئر ایسی چیزوں کے لیے بہت بہتر نظر رکھ سکتا ہے۔

آپ ہر بار رجحانات کے بارے میں سوچ بچار کرنے میں اپنا وقت ضائع کر سکتے ہیں، یا آپ کے پاس مشین کے نمونوں کو ٹریس کر سکتے ہیں اور امکان اور اعدادوشمار کی بنیاد پر آپ کے لیے پیشگی پیش گوئی کر سکتے ہیں۔

اسٹریم لائن جیسے ڈیمانڈ پلاننگ ٹولز ایک وسیع ٹول سیٹ ہے، اس کے لیے پہلے سے ترتیب دیا گیا ہے:

• موسمیت
• ٹرینڈ آؤٹ لیرز
• پروموشنز
• چھٹیاں
• لیڈ ٹائم اور آرڈر سائیکل
• مصنوعات کی شیلف لائف (فارمیسیوں اور تازہ کھانے کی خوردہ فروشی کے لیے)
• سپلائر کی دستیابی (ایونٹس جیسے چینی نئے سال وغیرہ)
• فراہم کنندہ کم سے کم اور زیادہ سے زیادہ لاٹ
• قیمت کی لچک
• کنٹینر لوڈ اور گول کرنا
• اسٹورز کے درمیان انوینٹری کی منتقلی۔
• واپسی
• تیار اشیاء کی پیداوار میں مواد کا استعمال
• SKU/مقام/چینل کے ذریعے پیشن گوئی

وغیرہ

7. آپ کو بڑے پیمانے پر، خود بخود KPIs کا ٹھیک ٹھیک حساب لگانے کی اجازت دیتا ہے۔

…صرف معمول والے ہی نہیں، صرف تیز اور بہتر، بلکہ آپ کو کچھ ایسے نمبر بھی دیتے ہیں جو آپ نے پہلے جمع کرنے کے بارے میں نہیں سوچا تھا۔ 

چیزیں جیسے انوینٹری ٹرن اوور کی شرح، اسٹاک کے استعمال سے جاری کردہ سرمایہ، ROI جو آپ کو ادا شدہ سافٹ ویئر استعمال کرنے اور مختلف منصوبہ بندی کی حکمت عملیوں کو نافذ کرنے سے حاصل ہو رہا ہے وغیرہ۔

KPIs کا حساب لگانا نظر انداز کرنے کی چیز نہیں ہے، کیونکہ آپ کو اپنی ترقی کی پیمائش کرنے کے لیے پوائنٹس آف ریفرنس کی ضرورت ہے۔ اور یہ ایسی چیز ہوسکتی ہے جسے اکثر مکمل طور پر نظر انداز کیا جاتا ہے، بعض اوقات اس کی وجہ گردن میں درد ہوتا ہے۔

ہر مانگ اور انوینٹری کی منصوبہ بندی کے عمل کو لچک کی ضرورت ہوتی ہے جبکہ اس کے لیے درستگی اور وسیع احتساب کی بھی ضرورت ہوتی ہے۔

ایسا کچھ حاصل کرنے کے لیے کسی فرد اور اس کے وقت اور صلاحیتوں کا فائدہ اٹھانا اب ضروری نہیں ہے، اس لیے آپ اپنے تخلیقی انسانی وسائل کو کسی اور اہم جگہ مختص کر سکتے ہیں۔ یہی وجہ ہے کہ آپ کو جلد از جلد سوئچ کرنا چاہئے۔ صرف اس سوال کو چھوڑ کر کہ کس حل کو نافذ کرنا ہے، جس کے لیے آپ حل فروشوں سے مدد حاصل کر سکتے ہیں۔

Alex Koshulko, Ph.D.

GMDH Streamline میں شریک بانی،

مانگ کی پیشن گوئی، انوینٹری کی منصوبہ بندی، اور اصلاح میں دس سال سے زیادہ کے تجربے کے ساتھ سپلائی چین پلاننگ کا سرکردہ ماہر۔

ایلکس آن کے ساتھ جڑیں۔ LinkedIn